117人で芋煮会！ 準備＆運営は大変だけど楽しい！
株式会社リスペクトに、2018年8月に入社した管理室の新人Sです。今回、入社してはじめてのイベントで準備を担当しました。いろいろな会社で総務業務を経験してきましたが、やっぱり全社イベントの準備って大変だったけど楽しかった！ということを書きました。
2018芋煮会、開催
リスペクトの全社イベント
株式会社リスペクトには三大社内イベント、4月の花見、9月の芋煮会、12月の忘年会があります。そのうちの一つ、芋煮会が2018年9月29日（土）に開催されました。
リスペクトのイベント。それは社員一同への慰労と感謝、社員同士の親睦などを目的として行われます。イベントの開催にはこんなメリットがあります。
- 社員1人1人が主体的に関わることができる
- 社内の活性化を図り、同時にお互いを良く知ることができる
- 勤務地の異なる東京と仙台の社員が新たな接点をもつきっかけとなり、親睦が深まる
芋煮会とは
東北の方以外にはなじみのない「芋煮会」。
「芋煮会（いもにかい）とは、東北各地で行われる季節行事で、秋に河川敷などの野外にグループで集まり、サトイモを使った鍋料理などを作って食べる行事である」とwikipediaにあります。要はBBQをする感覚で、でっかい鍋でまあ豚汁のような料理をつくり皆で食す会、というものです。
出典：wikipedia「芋煮会」
リスペクトの管理室とは？
いわゆる“総務”の仕事をしています
リスペクトの管理室には仙台事務所、東京事務所合わせて6名しかおりません。その6名で総務・人事・労務・経理のすべての業務を行っています。当然のことながら、毎日が多忙です。
入社してすぐイベント運営業務の担当に
そんな多忙な管理室ですので、
入社してまだ社内の雰囲気にも慣れてない…
仕事もまだ右往左往している状態で…
はじめての社内イベントなのに…
そんなことはお構いなし。
私は入社してすぐに芋煮会の運営業務を担当することになりました。
管理職のMさんが行事の大枠を決めてくれ、4月に入社し花見を経験したOさんがメイン、私はサブ的なポジションで備品や飲み物、おつまみ・お菓子などの準備を担当することに。
社内行事運営は前職で何度も経験しているし、会社には過去の資料も揃っている。はじめて経験する経理業務よりもずっとスムーズにやれるだろう、とその時はそれほどおおごとには考えていませんでした。
いざ、芋煮会の準備
参加人数は117名！
日程が決まると、まずは参加人数の把握からスタートします。
参加社員と、内定者（内定式も一緒に行うので）を合わせた人数がなんと117名。過去最大の参加者数です。
土曜日に開催しますが、出勤日になっているので全員参加がルール。でも家庭の事情等で参加できない方もいます。事前に出欠確認をして参加人数を確定。
一番の肝、会場探し
次に、準備で一番大変な会場探し。雨天時も決行されるので、雨が降ったら屋根の下に避難できる会場を探します。しかし100名を超えるとなると、いかに仙台が芋煮会のメッカとは言え、なかなかありません。
また会場探しで重要なのは「なるべく前回と同じ会場にしない」こと。これは毎回思い出に残るイベントにしたいという代表の思いから決められた条件です。
会社に集合し全員でバス移動をするので、あまり遠くでもいけません。移動に時間を取られて芋煮会の時間が少なくなってはイベントの意味がありませんからね…。
また芋煮がやれるだけではなく、
- その年の新卒入社メンバーが行う企画がやれること
- 会場内で遊べるようなアトラクションがあること
- お酒がたくさん飲めること（お酒大好き人間が集まる会社なので）
なども条件となります。
そんな多くの制約があるなか、Mさんが探してきたいくつかの候補から、今年は仙台市内の「スプリングバレー泉高原スキー場」が会場に決まりました。
会社からバスで50分弱、アトラクションもあり、お酒の持ち込みが自由。雨天時には全員が避難できるレストハウスもあります。
バスの手配もこの時点で行い、大枠は決定。
席の組合せは無限大
ここから、現地での座席グループ分け、バスの席を決めていきます。これは4月入社、人事担当のOさんがやります。
「普段仕事でかかわらない人同士が交流できる場にする」のもイベント目的のひとつ。グループ分け、バスの座席もその目的を達成するために重要なもの。なので社員1人1人についてよーく分かってないとできないことです。
Oさんは4月入社ですが「天性の人事担当」と言えるほど、社員のことにとても詳しい。全員の誕生日まで覚えています。
会話を盛り上げられる人、しっかりサポートできる人…など社員1人1人の特性を鑑みながら、社員同士がより多くの交流ができるように決めていきました。
備品や飲み物も大事
そして備品や飲み物の手配なども同時進行です。ここで自分の出番です。
昨年、おととしの資料を基に、必要な備品、飲み物・おつまみをリストアップしていきます。昨年の参加人数の1.25倍になっている今年、単純に準備するものも1.25倍なら良いのですが、そうはいかない所が難しい。
備品は会場で用意されるものを確認しますが、現地で足りなくなった時のことも想定します。コップや皿などは人数よりもかなり多めにしたり、イスやシートが現地で用意されていても自分たちで用意。
おつまみ・お菓子類も昨年の反省事項から種類を多くする必要がありました。
そしてリスペクトで肝心なのはお酒。リスペクトのイベントは未経験ですが、聞こえてくる話だと皆さん相当飲む様子…。「社内ツール『slack』の業務以外の話をするチャンネルでリクエストを聞くと良い」というアドバイスももらい聞いてみたり、雑談をする場があればそこで聞いたり。
やっぱり「昨年より楽しかったね！よかったね！」と思ってもらえるような芋煮会にしたい…という思いでリサーチしました。
「いつだかのイベントで生ビールサーバーがあって～」と聞き、市内の酒屋さんで手配できるところを調べて依頼。リクエストされた様々な飲み物やおつまみなどを準備する際に、昨年はAmazonだけだった購入も、いろいろなサイトや店頭で購入したり。飲み物は重いので店頭購入分は会社に運び込むのも一苦労でした。
「過去のイベントで飲み物が冷えてなくて…」という声もあり、会社所有のクーラーボックスだけでは足りないので、持っている社員にお願いして借りに行ったりもしました。
前日までにすべての備品・飲み物を会社の会議室に揃えたうえ、運搬・現地で分配しやすいように荷物を分け、備品準備は完了。
それ以外にも…
- サプライズのお祝い企画の準備
- 東京勤務の社員が移動するための新幹線の手配と案内
- 社内の掲示板での告知（当日のスケジュール／バス座席／現地の席グループ分け／服装の注意）
事前の準備は完了
管理室の事前準備はこのような感じで完了しました。やってみないと分からない、見えないことも多く、想像していたより時間も体力もはるかにかかり、大変でした。
しかし2018年新卒入社メンバー（通称18）は管理室の準備とは別に、バス内でのレクリエーション、会場での企画の準備を進めています。
管理室はイベント準備も業務の一つですが、18は各部署で自分の仕事をしながらやるのですから、新卒研修の一環とは言え、もっと大変だったと思います。（その様子はブログの別記事で紹介されているので詳しくはそちらで）
芋煮会の当日
社員も作業を分担
さて迎えた当日。東京勤務の社員を含めた全員が仙台オフィスに集合。社員を作業グループに分けて、荷物運搬やカメラ撮影など当日の運営を手伝ってもらうため、ミーティングで資料を配布し、動きを確認します。
会議室に準備した荷物のほか、冷蔵庫で保管していた飲み物をクーラーボックスに入れ、社内屈指の筋肉マンで構成された運搬チームに運んでもらい、それ以外の社員の方々にはバスに移動してもらいます。
ここでは管理室が荷物の詰め込みやバス誘導をするのですが、荷物の積み込みで管理室の手が回っていないことに気づいた社員の方が誘導を率先してやってくれ、とても助けられました。
準備はカンペキ！と思っていましたが…スタートから不安な状態です。
バス車内
2台に分乗したバス車内では、当日のスケジュールや注意点を管理室からアナウンス。事前告知もしていますが、みなさんの気持ちが芋煮会に向いているこの時に再度しておきます。楽しい芋煮会にするためには大事。
そして18にバトンタッチし、バスレクが始まります。会場に着いてからの動きなどを資料で再確認しながらも、バスレクを楽しませてもらい、ちょっと一息つける時間。
会場到着
そして会場にバスが到着。あいにくの曇天ですが、バスレクのおかげでみなさんテンション高め。気持ちの準備も万端。
管理室は
- 全員降車後、バスに忘れ物がないかチェックをする
- 社員より先に会場入りして、席にグループの番号をつける
という業務がありますが、みなさんの移動が思ったよりも早く、バスは運転手さんにチェックをお願いし、会場に走ります。
席にグループ番号をつけていきますが、事前に用意した番号札が足りなくて焦りました…結局札が重なっていただけでしたが、焦るとできることもできなくなってしまいます…落ち着け。
荷物を運びセッティング
運搬班がバスから荷物を運び、会場に着いた荷物をひらきます。配膳班がおつまみ・お菓子類、飲み物班がドリンクを配布。美化班は各テーブルにゴミ袋を設置し、そんな様子も撮影班が逃さず撮影していきます。
あ、乾杯用以外のドリンクが配布されている…初めは全員に乾杯用ドリンクのみ配布、その後は各自のペースに合わせて飲み物を取ってもらう予定が、全部配られてしまっています…。アルコール類がまったくないグループが出てくるなどして「うちにビールが1本もないよ！」そんな声が届き、そのフォローにてんてこまい。
そうこうしていると、生ビールサーバーがすでに設置されています！酒屋さんから使用手順を聞いていたのは自分ですが、手が回らないのを見て、使い方を知っている人がささっと設置してくれていました。
いざカンパイ！
なんとか全員に飲み物が渡り、乾杯！ようやく芋煮会がスタートです。マイグラス持参で堪能している方もいます。
自分のグループに行って自己紹介企画などをやり、メンバーと盛り上がりつつも、飲み物が足りない！想像以上に寒い！器はどこ？など、次々と不測の事態が起こり、対処していきます。
芋煮をつくる配る食べる
同時に芋煮班は芋煮をつくっていきます。
出来上がった芋煮は配膳班が取りに来ます。各自が取りにくるのがベストのように思えますが、過去の経験上、グループを代表して配膳班が取りに来るのがスムーズだと分かっています。こういった経験を積み重ねて、準備のマニュアルもできていくのです。
芋煮ができあがって美味しく頂きます！
サプライズお祝い企画＆18企画＆内定式
（ここは18メンバーのブログをご参照ください！）
芋煮会、終焉
普段話す機会のない方々とたくさん会話し、18企画をまた別のメンバーと楽しみました。酔って普段とは違う顔を見せる人に驚いたりしながら、たくさんの交流ができました。予想以上の寒さで撤収時間は繰り上げましたが、全員で盛り上がりながら集合写真を撮影し、芋煮会は終了となりました。
さて仕事モード再開…と思っていましたが、荷物の撤収も、会社に到着してからの片づけも、運搬チームだけでなく多くの方が手伝ってくれ、管理室ではあらためて指示することもなく完了し、解散。長い一日が終わりました。
芋煮会の反省と感想
後日、管理室ミーティングを行い、人の動きの確認不足や、作業班の分担の仕方、飲み物・食べ物の課題などなど、多くの反省点が出ました。次回の開催にも生かすべく、マニュアルなどを再整備しています。
当日を迎えるまでは「皆に楽しんでもらおう！」と意気込んで準備していました。でも当日は「管理室の業務だから」なんて垣根を作らずに、皆が「自分たちのイベントだよ！」と積極的に動いてくれ、そして思いっきり楽しんでいて、あらためてすごい会社に入社したものだと思いました。
そして管理室では、既に12月の忘年会に向けて、準備が始動しています。今度は自分がメインで運営業務を担当します。今度は「皆に楽しんでもらおう！」ではなく「皆で楽しもう！」という気持ちでやっていきます！
