くるくるまわるPDCA
はじめまして。18卒ライター職の丸山です。私たち新入社員は、毎日朝と夕方に「PDCAタイム」を行っています。PDCAタイムとは、チームになった同期に、目標発表と結果報告をすることで、自分の行動を振り返る時間のこと。今回は、PDCAタイムを通して私がどのように変わったのか、変身の過程を紹介します。
入社初日、定時に帰れなかった
リスペクトの業務時間は9～18時。入社式の日、私は19時すぎに退社しました。同期が次々と「お疲れ様です」とあいさつして退出する中、私は必死にパソコンに向き合っていました。
退社時間が遅くなった原因は、その日にやるべきこと（タスク）の整理不足と、時間の使い方が未熟だったから。私は、タスク整理やタスクを行う順番などの「タスク管理」ができていなかったことで、18時までに業務を終えられなかったのです。
タスク管理がきちんと行えていれば時間を効率的に使えますし、その日に行うタスクを取捨選択できます。
定時に帰れなかったその日、私はこんな目標を立てました。
入社後1ヶ月の目標：
タスク管理をすることで業務内に効率的にタスクを終わらせる
上の目標は、PDCAタイムを行ったおかげで達成に近づけることができました。そもそもPDCAタイムとは何でしょうか？ 次は、リスペクトの新入社員が行っているPDCAタイムについて説明します。
PDCAタイムはじゃんけんからスタート
私たちのPDCAタイムは、じゃんけんから始まります。
PDCAタイムで行っていること
まず朝。新入社員全員と管理室の方1人が緑のソファがある部屋に集合します。そして、7人の新入社員がグーとパーのどちらかを出して、2グループに分かれます。分かれたら、1人ずつ本日の目標を発表。そのあとチームメイトがFBをします。例えば以下のような感じです。
私今日の目標はタスク管理をすることで業務内に効率的にタスクを終わらせることです。
同期私もタスク管理に苦手意識があるんだよね。お互い頑張ろう！
同期に励ましをもらった私は、目標達成に向けて頑張らなくてはといっそう意欲が湧きました。目標を意識しながら行動開始です。
目標達成をするためにした行動：
①1ヶ月、1週間、今日の目標を立てる。
②スケジュール帳でTODOリストをつくる。重要度が高いものに、印をつける。
③TODOリストをもとに、スケジュール帳に研修終了までのタスクを記載する。
④本日から1週間の1日の予定をスケジュール帳に書く。
夕方のPDCAタイムでは、朝にPDCAをしたメンバー同士で取り組み結果を発表します。
私朝立てた目標をもとに行動したことで、次はどのタスクに取り掛かればよいのか迷うことがなかったよ。でも、予定外の話し合いが入り、スケジュール通りにタスクを終わらせることができなかったんだ。
同期A朝8時半頃に来て、その日のスケジュールを立てているよ。
同期Bスケジュールを立てるときはみっちりタスクを埋めるのではなく、予定を入れていない15分間の空き時間をつくることを意識しているよ。急なタスクが入っても大丈夫。それから、トレロというタスク管理ができるツールを使っているよ。自分に合っているかどうか今は検証中。
とメンバーからFBをもらい、私は朝早めに出社してスケジュールの見直しを行い、急なタスクが入っても大丈夫なように空き時間を15分設けることに決めました。タスク管理にはスケジュール帳を使います。トレロなどのツールを使ってもよかったのですが、パソコンの前にいなくても常に予定やタスクを確認できるためスケジュール帳を使ってみることにしました。
遠慮なく先輩に相談できる、感謝感謝な環境がある
PDCAタイムでは必ず管理室の方がいらっしゃるので、お仕事のプロの方に常に私の取り組みに対するFBをもらうことができます。また、週に1回、私の悩みに相談に乗ってくださったり、仕事のアドバイスをしてくださったりするメンターの先輩とのPDCAタイムが設けられています。PDCAタイム以外でも先輩にアドバイスをいただく機会はたくさん。同じ部署の先輩に質問をしたり、他のメンターの先輩からFBをいただけたりもします。例えば、タスク管理についてはこんなアドバイスをいただきました。
FB：
・タスクの並べ方は2通りある。「やらなければいけないもの順」と「タスクの小ささ順」
・手帳を使ってスケジュールを立てるならば、付箋を使うやり方が効果的。小さい付箋に1つタスクを書き、時間割を縦軸に書いたページに順番に貼っていく。
・タスクを処理系・思考系・調査系に分けている
・星の数で優先順位を付けている
自分に合うタスク管理方法、発見！
私はPDCAタイムのおかげで、自分に合うタスク管理方法を発見できました。今は以下のような手順でタスクを管理しています。
①ノートにタスクを洗い出す
②タスクを付箋に書き出す（付箋に書くときは、付箋の色に意味をもたせる。黄色が「報連相」、青色が「研修課題」、灰色が「部門課題」、緑色が「緊急度の高いもの」。付箋には優先順位を記載、締切日があるものは締切日を書く）
③全体のスケジュールを確認する
④1週間のスケジュールを立てる（時間割をスケジュール帳に書き、付箋を貼っていく）
自分に合うタスク管理を発見してからは、タスクの順序に迷うこともなく、「今これをしていてよいのか、こんなに時間をかけてよいのか」と不安に思うことも少なくなりました。入社後は19時に退社していたときもありましたが、最近は18時半頃には退社できるようになりました。
1人で頑張るんじゃない
自身を成長させてくれるPDCAタイム。目標を設定し、行動し、行動結果を検証し、そして再び目標を立てることをくるくると回すことがこんなにも大切なんだと、入社してから心底感じました。1人で頑張ると行き詰まって苦しくなるときもありますが、こうして日々成長できているのは、同期みんなで頑張っているから。加えて、管理室の方やメンターさん、部署の先輩などに相談・質問できる環境があることが関係していると考えています。
今は、新たな目標に向けて行動中です。これからも、新卒みんなで協力し合って内省力を身に付け、成長したいと思います。
